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Etapa 0 · Importação da base existente
Antes do go-live, toda a carteira atual do escritório é trazida pra dentro da plataforma, limpa, validada e organizada.
Como funciona:
- Importação via planilha universal (CSV ou Excel), com modelo pronto que aceita qualquer origem.
- Suporte a integração direta com os principais sistemas contábeis (Domínio, Alterdata, Sage, Contmatic, Questor) e CRMs (RD Station, HubSpot, Pipedrive).
- Validação automática de CNPJ na Receita Federal: razão social, endereço e situação cadastral.
- Higienização de telefones e e-mails, com marcação dos inválidos.
- Deduplicação inteligente. CNPJ duplicado vira um registro único, preservando o histórico mais completo.
- Cada cliente mantém data de início, honorário atual, observações e contato responsável.
O que isso evita
Começar o novo sistema com base suja, cliente duplicado, telefone errado, CNPJ inativo recebendo cobrança.
A plataforma não amarra o escritório a nenhum sistema contábil específico. Hoje opera via importação. Quando o escritório definir o sistema oficial, a integração nativa é ativada sem retrabalho.
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Etapa 1 · Entrada de clientes
Todo cliente novo, independente de como chegou, entra no mesmo funil padronizado.
Caminhos automáticos
- Site — formulário próprio.
- WhatsApp Business — mensagem direta no número oficial.
- Instagram — DM e comentários em publicações.
- Anúncios Meta e Google — formulários integrados, lead cai direto.
- E-mail corporativo — encaminhar um e-mail vira lead automaticamente.
Caminhos manuais
Qualquer pessoa do escritório com permissão pode cadastrar:
- Reunião presencial ou visita
- Evento, feira, networking
- Telefonema recebido na recepção
- Conversa em grupo do WhatsApp
- Indicação informal de cliente atual
Formas de cadastrar manualmente
- Cadastro rápido pelo painel. Formulário curto com CNPJ; o sistema preenche o resto via Receita.
- Foto de cartão de visita. A IA extrai nome, empresa, telefone e e-mail.
- Captura por áudio. O consultor grava 30 segundos resumindo o contato; a IA organiza no padrão.
- QR Code próprio. Para banners, cartões, materiais impressos.
O que isso evita
Lead presencial perdido em caderno, reunião de evento que vira anotação no celular e some, comercial pegando lead que era do jurídico, falta de visão sobre qual canal traz mais cliente.
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Etapa 2 · Qualificação com Inteligência Artificial
A IA conversa com o lead pelo WhatsApp ou e-mail e descobre o perfil: porte, regime tributário, número de funcionários, faturamento aproximado, dor principal.
Como funciona:
- Segue um roteiro definido pelo escritório, com tom de voz próprio.
- Nunca inventa resposta. Nunca promete preço sem autorização.
- Transfere para um humano sempre que o caso fugir do padrão.
- Pontua o lead automaticamente: quente, morno ou frio.
O que isso evita
Reunião marcada com lead desqualificado, comercial gastando hora explicando o básico, cliente esperando dias para receber resposta.
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Etapa 3 · Agendamento da reunião comercial
Quando o lead está qualificado, o sistema oferece horários reais da agenda do consultor e marca direto.
Como funciona:
- Integra com Google Agenda ou Outlook do consultor.
- Manda confirmação no WhatsApp e e-mail.
- Envia lembrete 1 dia antes e 1 hora antes.
- Se o lead não confirmar, reagenda automaticamente.
O que isso evita
Troca infinita de mensagem pra achar horário, falta de comparecimento por esquecimento, agenda do consultor com buraco no meio da semana.
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Etapa 4 · Geração da proposta comercial
Depois da reunião, a IA monta a proposta com base no perfil do cliente: serviços recomendados, honorário calculado pela tabela do escritório, prazo de implantação e escopo detalhado.
Como funciona:
- O consultor preenche um formulário curto (porte, regime, notas por mês, folha, complexidade).
- A IA aplica a tabela de precificação do escritório.
- Gera um PDF profissional, com a marca do escritório, em menos de 30 segundos.
- O documento sai pronto para envio, sem retrabalho.
O que isso evita
Proposta feita às pressas no Word com erro de cálculo, cliente esperando 3 dias por um documento, honorário calculado no olho e abaixo da margem.
O cálculo do honorário é configurável. O escritório define a régua. A IA só aplica.
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Etapa 5 · Assinatura eletrônica
A proposta vai direto para o cliente assinar digitalmente, com validade jurídica.
Como funciona:
- Integra com plataformas reconhecidas (Clicksign, D4Sign, ZapSign ou similares).
- O cliente recebe link e assina pelo celular em menos de 1 minuto.
- O sistema registra timestamp, IP e geolocalização da assinatura.
O que isso evita
Imprimir, escanear, assinar, devolver. Proposta esquecida no e-mail. Versão antiga sendo assinada por engano.
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Etapa 6 · Geração do contrato
Assim que a proposta é assinada, o contrato definitivo é montado automaticamente com os dados do cliente e enviado para assinatura.
Como funciona:
- O sistema puxa os dados do CNPJ pela Receita Federal.
- Pede os complementos que faltam.
- Monta o contrato a partir de um template aprovado pelo jurídico do escritório.
- Envia para assinatura digital de todas as partes.
O que isso evita
Advogado refazendo contrato a cada cliente, erro de CNPJ ou nome do sócio, cláusula da proposta que sumiu no contrato.
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Etapa 7 · Emissão da cobrança
Com o contrato assinado, o sistema gera a primeira cobrança (boleto, Pix ou cartão) e configura a recorrência mensal.
Como funciona:
- Integra com Asaas, Iugu, Pagar.me ou o sistema financeiro que o escritório já usa.
- O cliente recebe a cobrança no WhatsApp e e-mail.
- O sistema acompanha o pagamento, manda lembrete de vencimento e notifica o financeiro em caso de inadimplência.
O que isso evita
Cobrança esquecida no primeiro mês, cliente operando sem ter pago, conciliação manual no fim do mês.
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Etapa 8 · Onboarding do cliente
O cliente novo recebe um checklist claro de documentos e acompanhamento da implantação em tempo real.
Como funciona:
- O sistema envia a lista dos documentos necessários (contrato social, IE, certificados, acessos).
- Cada documento tem botão de upload direto.
- Cada arquivo recebido é validado automaticamente.
- O time de implantação vê em tempo real o que falta.
- Quando 100% está pronto, o cliente é movido para "operação".
O que isso evita
Cliente perdido no início, documento mandado e cobrado três vezes, implantação travada esperando "aquele arquivo".
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Etapa 9 · Comunicação entre departamentos
Comercial, Jurídico, Financeiro e Implantação enxergam o mesmo cliente, no mesmo painel, em tempo real.
Como funciona:
- Cada departamento tem sua visão filtrada.
- Quando o Comercial fecha, o Jurídico é notificado.
- Quando o Jurídico libera, o Financeiro entra.
- Quando o Financeiro confirma o pagamento, a Implantação inicia.
- Tudo automático, sem reuniões de "alinhamento".
O que isso evita
Implantação começando antes do pagamento, Jurídico sem saber que o cliente já assinou, Comercial recebendo cobrança de cliente que não fechou.